Gestión Documental

Ofrecer a todo tipo de empresas y/o negocios soluciones eficientes y a la necesidad sobre el debido trato y gestionamiento adecuado de la memoria documental del cliente, ofreciendo múltiples herramientas y procesos para la debida salvaguarda de la información física o virtual, según los requerimientos legales y normas técnicas mínimas.

gestión documental básica

DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL

Proceso mediante el cual cada documento del archivo físico del cliente se convierte e una imagen digital, creando un nuevo archivo virtual que podrá ser usado y gestionado desde cualquier computador a través de Decsys Gesdoc quien complementa el presente servicio.

BENEFICIOS

  • Nuevo archivo estructurado y automatizado de manera virtual.
  • Consulta de cualquier documento en cuestión de segundos con Decsys Gesdoc.
  • Eliminación de volumen documental físico según normatividad y respaldo virtual.
  • Seguridad de la información con Decsys Gesdoc.

Organización - Inventariado

Re-estructuración de la memoria documental del cliente bajo los parámetros de clasificación, ordenación, depuración y control de cada unidad documental (expediente) integrante del archivo, hasta las unidades de conserva del documento.

BENEFICIOS

  • Un archivo estructurado y consolidado desde su fondo hasta su unidad documental.
  • Una clasificación, ordenación y descripción optima de cada unidad documental (documento) y unidad de conserva (carpeta, AZ, folder, entre otros).
  • Un acceso optimo al archivo físico por medio de patrones de búsqueda eficientes (coordenadas de ubicación).

Custodia y Administración

Administrar, preservar y gestionar el archivo del cliente de manera eficiente, además de tener un control regulado sobre  préstamos y devoluciones que el cliente realice sobre cada documento integrante y las condiciones en que se encuentra la información.

BENEFICIOS

  • Archivo del cliente en espacio (ubicación física unificada y óptima) y condiciones apropiadas (almacenamiento en bolsas herméticas, cajas de conserva, archivadores específicos de almacenaje) para su protección y conserva.
  • Minimización del volumen de archivo físico en las instalaciones del cliente.
  • Eliminación de archivo que cumplió el ciclo de gestión documental.
  • Control de acceso al archivo debidamente identificado y autorizado.
  • Control de flujo de documentos entrantes y salientes de documentos.

Microfilmación Documental

Proceso mediante el cual los documentos físicos son editados y reproducidos a películas a blanco y negro con imágenes de 16 milímetros con calidad micrográfica de 215 y 100 pies, permitiendo la eliminación casi total del archivo físico.

BENEFICIOS

  • Destrucción considerable de volumen documental físico del archivo innecesario.
  • Liberación eficiente de espacios e instalaciones destinadas para la custodia de archivo.
  • Reemplazo de lotes y bodegas de documentos por pequeños rollos de microfilm.
  • Única técnica para poder reemplazar documentos legales físicos que se encuentran vigentes  e intocables en la actualidad.

OTROS SERVICIOS

Implementamos otros tipos de técnicas sobre el archivo físico del cliente como diagnóstico, limpieza básica, limpieza especializada, servicios profesionales especializados, entre otros.

BENEFICIOS

  • Intervención del archivo físico en cada unidad individualmente y tomar los respectivos correctivos legales o de evaluación.
  • Concepto de personal profesional acerca de algún requerimiento o necesidad del cliente.
  • respaldo de la labor realizada gracias al conocimiento y experiencia del personal que trabaja para el cliente.

gestión documental aplicada

POLÍTICAS DOCUMENTALES

Implemente un sistema de gestión documental avanzado a su negocio estableciendo parámetros y directrices esenciales para el óptimo uso y eficiente desempeño de su memoria documental.

BENEFICIOS

  • Creación del comité de archivo de la sociedad y sus respectivos lineamientos.
  • Elaboración del manual y procedimientos documentales.
  • Definición de la intervención de cada integrante del archivo físico y sus respectivas acciones.
  • Mantenimiento del plan en beneficio del archivo.

tablas de retención

Controle el ciclo de vida de los documentos de su empresa según los requerimientos legales y la normatividad aplicada para la óptima ejecución de la labor.

BENEFICIOS

  • Descripción y control de todo el archivo físico, su composición, generación, procedimientos internos y su ciclo de vida.
  • Temporiza y optimiza el uso de cada integrante del archivo según sus características y condiciones.
  • Consolida el plan de gestión documental de la compañía.

tablas de valoración

Permite intervenir todo fondo acumulado describiendo y gestionando sus respectivas series y subseries con el fin de aplicar la respectiva acción correctiva.

BENEFICIOS

  • Revisa y planea la información contenida dentro del fondo acumulado.
  • Identifica todo tipo de conceptos sobre el archivo y evalúa su pertinencia sobre cada integrante.
  • Revisa eficientemente la gestión para la conservación de archivos.

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