Decsys GesDoc

Decsys GesDoc es una herramienta que permite a todo negocio y/o empresa iniciar, crear y estructurar un plan de gestión documental para el eficiente uso de su memoria documental. De manera que el cliente tendrá un archivo bajo los requerimientos y solicitudes del Archivo General de la Nación AGN, un archivo eficiente y dinámico para manejo, consulta y preserva, Un fondo documental totalmente automatizado y disponible en la Intranet del cliente.

Es un gestor documental automatizado que permite transformar  y gestionar el archivo físico del cliente de manera óptima, eficiente, sencilla y acorde a la normatividad legal vigente en archivística y gestión documental. Funciona como un guía y administrador de su memoria documental, permitiendo implementar un plan de gestión documental eficiente y a la medida.

Decsys GesDoc se compone de una serie de módulos que cumplen diferentes procesos en materia de gestión documental según la versión elegida y requerida por el cliente:

MODULO DE AUDITORIA DE DOCUMENTOS:

  • Consulta de documentos faltantes por consecutivo.
  • Consulta de documentos faltantes por tipo de documentos y área.
  • Consulta de documentos faltantes global.

MODULO INVENTARIO:

  • Indexación de inventario documental según unidades, series, subseries y tipos.
  • Modificación y corrección de registros.
  • Impresión y actualización de formatos y reportes.

MODULO TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN:

  • Parametrización de las directrices de la retención documental.
  • Indexación, modificación y gestión de la retención documental.
  • Impresión y actualización de las tablas, formatos y demás reportes.

MODULO ADMINISTRACIÓN Y CORRESPONDENCIA:

  • Gestión de entradas y salidas de acervo y unidades documentales.
  • Control y seguimiento a las unidades documentales en préstamo y trámite.
  • Notificaciones y alertas automáticas de pendientes y préstamos.
  • Impresión de formatos y demás reportes. 

CONTROL FÍSICO:

  • Indexación de la ubicación física y contenido del archivo del cliente.
  • Control de entradas y salidas del archivo.
  • Impresión de formatos y reportes.

MODULO POLÍTICAS DOCUMENTALES:

  • Organización, gestión y guía para la creación de políticas documentales del archivo físico del cliente.
  • Parametrización de las políticas documentales.
  • Impresión de formatos y reportes.

COMPONENTES EN SOFTWARE

  • Tecnología desarrollada bajo el lenguaje de programación Orientado a la web y en escritorio.
  • Complementos web bootstrap, javascript, jquery.
  • Motor de base de datos en sql, mysql, postgress, oracle.
  • Servidor iis, Apache, Glassfish.

BENEFICIOS

  • Conversión del archivo físico en medio virtual automatizado.
  • Consultas en cuestión de segundos.
  • Clasificación y organización automatizada y a la medida.
  • Seguridad de la memoria documental del cliente eficientemente.
  • Procesos de gestión documental y archivística sencillos y fácil de implementar.
  • Cumplimiento de la normatividad con respecto a la gestión documental empresarial.
  • Control de manipulación de archivo físico y virtual.
  • Conservación óptima y ampliación de la memoria documental del cliente a través del tiempo.

Te interesa nuestra solución?

  • Obtiene la información del archivo del cliente (imágenes digitalizadas, archivos digitales, base de datos de inventario o contenido del archivo físico, entre otros) y la gestiona su contenido según su necesidad.
  • En el caso de imágenes digitalizadas, gestiona y administra el nuevo archivo digital clasificando la información por dependencias, grupos y subgrupos, según la norma, además de que permite visualizar e imprimir los documentos en cuestión de segundos.
  • Crea inventarios, tablas de retención, tablas de valoración, gestor de fondos acumulados.
  • Gestiona la administración y correspondencia del archivo.